A metodologia de prevenção de fraudes da ScanEthics baseia-se em extensos estudos desenvolvidos, identificando 7 fatores associados à força ética organizacional que visam proteger empresas públicas e privadas contra fraude, corrupção e roubo de funcionários.

A seguir detalharemos os sete fatores considerados na metodologia ScanEthics, agrupando-os em fatores organizacionais, fatores éticos e fatores econômicos individuais.

Fatores organizacionais 

É composto por quatro fatores que as evidências validaram como correlacionados com fraude ou roubo interno nas organizações, especificamente Percepção de Justiça e Equidade, Engajamento, Cooperação e Satisfação no Trabalho e Vitalidade Organizacional. 

Na medida em que a organização apresentasse melhores indicadores nestes quatro factores, aumentaria a protecção contra estes crimes. Ou seja, os trabalhadores, com a percepção de que são tratados de forma justa e equitativa na empresa, com alto nível de comprometimento, satisfação no trabalho e com alta energia no desempenho, teriam menor probabilidade de participar de fraudes ou roubos internos.

Percepção de justiça e equidade 

Diferentes modelos destacam a importância da percepção de justiça dos trabalhadores quando se relacionam com a sua empresa. Isto é relevante no momento de estabelecer uma relação com fraude e roubo, como consequência da reciprocidade ou da busca de equilíbrio na relação. Ou seja, se o trabalhador perceber que está sendo tratado injustamente, procurará equalizar a situação através, por exemplo, de algum comportamento contraproducente, como roubo, fraude, sabotagem, corrupção, menor produtividade, etc., a fim de busque equilíbrio ou "vingança".

O fator organizacional Percepção de Justiça e Equidade mede a percepção de justiça e equidade nas práticas e decisões da organização. 

A percepção de justiça refere-se a como os funcionários interpretam a justiça e a imparcialidade nas ações, decisões e processos dentro da organização. Quando os funcionários sentem que as políticas, práticas e decisões da organização são justas, tendem a ficar mais comprometidos e motivados. A percepção de justiça abrange áreas como distributiva (justiça na distribuição de recompensas), processual (justiça nos processos de tomada de decisão) e interativa (justiça nas interações e relacionamentos sociais).

A equidade percebida refere-se a como os funcionários percebem a justiça no tratamento e nas oportunidades dentro da organização em comparação com seus colegas. A equidade envolve tratar os funcionários de forma justa e proporcionar oportunidades iguais de desenvolvimento e promoção. A percepção de equidade influencia a satisfação no trabalho e a construção de um ambiente onde os colaboradores se sintam valorizados e reconhecidos pelas suas contribuições.

Engajamento organizacional

Trabalhadores que atuam em um ambiente de trabalho agradável e se sentem emocionalmente comprometidos com a empresa onde trabalham, sem dúvida, além de alcançarem maior produtividade e melhores indicadores de desempenho, essa condição seria um sólido protetor contra comportamentos contraproducentes. Portanto, uma organização na qual haja um alto nível de engajamento estará menos exposta a situações de fraude ou roubo interno.

O fator Engajamento Organizacional mede o nível de comprometimento e conexão dos colaboradores com seu trabalho, sua equipe e a organização em geral. 

O envolvimento organizacional é a medida em que os funcionários se sentem emocionalmente ligados ao seu trabalho e mostram um compromisso ativo com os objetivos e valores da organização. É caracterizado por entusiasmo pelo trabalho, identificação com os objetivos organizacionais e disposição para ir além das expectativas básicas. Funcionários comprometidos não apenas cumprem suas responsabilidades profissionais, mas também se esforçam para contribuir para o sucesso da organização. O engajamento implica um sentimento de pertencimento, satisfação no trabalho e uma conexão significativa com a missão e visão da organização.

Cooperação e satisfação no trabalho 

O nível de cooperação e a satisfação no trabalho funcionam como fatores de proteção contra comportamentos contraproducentes, nomeadamente promovendo comportamentos positivos e favoráveis ​​aos objetivos organizacionais. Tal como acontece com os demais fatores organizacionais, sua incidência é maior no grupo de médio risco de participar de comportamentos contraproducentes, pois de alguma forma se encontram em situação suscetível e influenciável no ambiente organizacional. Este não é o caso do grupo de maior risco, que, por motivos diversos, principalmente pessoais, são menos suscetíveis e procurarão a oportunidade de cometer fraudes, porque aprenderam e criptografaram comportamentos.

O fator organizacional Cooperação e Satisfação no Trabalho mede o nível de colaboração e satisfação com o ambiente de trabalho em uma organização.  

A cooperação e a satisfação no trabalho referem-se à vontade e capacidade dos colaboradores para trabalharem juntos de forma eficaz e ao grau de satisfação que experimentam no seu ambiente de trabalho. A cooperação envolve colaboração ativa, troca de ideias e sinergia entre os membros da equipe. A satisfação no trabalho está relacionada ao grau em que os funcionários consideram seu trabalho gratificante e estão satisfeitos com seu ambiente de trabalho, incluindo fatores como cultura organizacional, liderança, oportunidades de desenvolvimento e remuneração.

Vitalidade 

A energia ou vitalidade organizacional é uma componente chave do desempenho, que combina forças e colaboração, em contraste com a bem identificada síndrome de burnout ou síndrome de exaustão associada a um nível de stress laboral crónico mal gerido em termos organizacionais. Principalmente como fenômeno, a síndrome de burnout tem sido amplamente investigada nas suas consequências organizacionais e comportamentais, especialmente no seu componente de despersonalização e na sua ligação com comportamentos laborais contraproducentes. Essa exaustão está associada à apatia aprendida, que evidentemente está relacionada a diversos comportamentos prejudiciais.

O fator Vitalidade mede o nível de energia e vitalidade organizacional. Tem como foco a vitalidade e a energia positiva dos colaboradores, controlando a presença de síndrome de burnout ou exaustão. 

A síndrome de Burnout é causada pelo manejo inadequado do estresse crônico no trabalho, caracterizado por exaustão emocional, despersonalização e menor eficácia profissional. A revisão sistemática de estudos sobre a relação entre ética no trabalho e síndrome de burnout constatou a existência de correlação negativa entre ambas. Ou seja, organizações com força ética apresentariam menores níveis de exaustão em seus colaboradores e vice-versa.

Fatores éticos

Os factores éticos são apresentados como complementos aos aspectos organizacionais, o que sugere que um ambiente de trabalho positivo protegeria as organizações contra fraudes e outros comportamentos contraproducentes. Uma extensa pesquisa, como foi documentada, explica essa influência.

Esses fatores éticos estão associados a aspectos diretamente ligados às manifestações de comportamentos contraproducentes. Aplicação de sanções, tolerância, sistemas de controle, treinamento ético, canais de denúncia, compromisso de gestão, etc. São projetados nos trabalhadores, favorecendo ou desencorajando o comportamento ético.

De acordo com a análise fatorial desenvolvida, conseguimos identificar dois fatores específicos desta área de atuação, a comunicação ética e a percepção de integridade geral.

Comunicação ética 

A forma como o comportamento ético é reforçado nas organizações é fundamental para dar sinais aos trabalhadores sobre a sua importância para a gestão, devendo ser complementada com códigos comportamentais claros, sanções reais e reforço comportamental regular, envolvendo gestão ou supervisão direta. Sem dúvida, a atuação da gestão de forma negligente, tolerante, ambígua e ausente, no que diz respeito a fraudes, roubos internos e corrupção, geraria na organização uma espécie de terreno fértil para a sua promoção.

A Comunicação Ética refere-se à eficácia e coerência das mensagens transmitidas na organização em relação à importância da honestidade, à aplicação de sanções por comportamentos desonestos e à existência de sistemas de controlo interno. Envolve clareza e consistência na promoção de padrões éticos e na comunicação das consequências associadas ao comportamento desonesto.

Este fator investiga como a relevância atribuída à ética é percebida pela organização sob um aspecto puramente comunicacional, ou seja, mede a percepção dos trabalhadores sobre a atuação da gestão nesta matéria, e as sanções associadas, a fim de reduzir a probabilidade de fraude dentro isto.

Um grande estudo sobre violações éticas concluiu que a melhor forma de reduzir o comportamento contraproducente era através de uma melhor comunicação, do diálogo aberto e de um compromisso sério da gestão na gestão do comportamento contraproducente.

Integridade Geral 

Em toda interação humana, a influência dos pares e do ambiente é relevante para o comportamento. Na medida em que se percebe elevada permissividade, ausência de controles internos, facilidade em cometer fraudes e generalização desse comportamento em terceiros, evidentemente haveria uma espécie de contágio criminogênico contra o qual se normalizariam fraudes e furtos internos, passando a aceitar considerá-los comportamentos legítimos e normais. Obviamente esta situação refere-se a uma situação extrema, no entanto, reflecte uma situação em que devem existir orientações claras para lidar.

Estudos regulares do tipo ScanEthics são essenciais para saber além das informações que a gestão recebe em seus relatórios regulares. Conhecer as situações de fraude diretamente dos trabalhadores permite ter informações sensíveis e fundamentais para combater eficazmente estes comportamentos contraproducentes. ScanEthics inclui um canal de denúncia direta que incentiva cada trabalhador a detalhar situações de fraude ou roubo que ocorrem diariamente.

O fator Integridade Geral mede o comprometimento da organização e de seus membros com a conduta ética e a consistência na aplicação dessas normas na organização. Este factor mede o quão difundido seria o comportamento ético na organização e o compromisso percebido da gestão em reforçá-lo, promovê-lo e sancionar o incumprimento. O facto de uma organização ter um elevado nível de integridade geral implica que a maioria dos seus colaboradores operem de forma ética, que existam modelos sólidos de prevenção e controlo e que sejam aplicadas sanções drásticas e exemplares a quem viola a confiança depositada. 

Este fator é relevante, em particular, para aqueles colaboradores que hesitam em relação a algum comportamento ilegítimo, uma vez que o sentimento generalizado de impunidade pode ser um fator desencadeante, bem como a generalização de comportamentos desonestos. Desta forma, conhecer a percepção dos colaboradores sobre o nível de integridade geral permite definir ações que visam afetar diretamente a probabilidade de fraude ou roubo interno nas organizações.

Fatores ECONOMICOS

Uma terceira área de fatores está associada às exigências económicas individuais, que segundo as evidências têm sido associadas à presença de fraude nas organizações e devem ser incluídas no modelo.

Equilíbrio econômico pessoal

O fator Equilíbrio Econômico Pessoal mede o nível de ajuste entre receitas e despesas individuais. No contexto da ética organizacional e da redução dos riscos de fraude interna, este factor foi identificado como necessário monitorizar uma vez que se demonstrou ser um possível desencadeador de fraude. 

O equilíbrio financeiro pessoal refere-se à gestão eficaz dos recursos financeiros individuais, onde as receitas e despesas são equilibradas para que um padrão de vida sustentável possa ser mantido. Este conceito implica a capacidade de uma pessoa gerir as suas finanças de forma responsável. Manter um equilíbrio financeiro pessoal contribui para a estabilidade financeira e pode ter efeitos positivos na saúde mental e na produtividade do trabalho.

No contexto organizacional, a atenção ao equilíbrio financeiro pessoal dos funcionários pode ser relevante porque as preocupações financeiras pessoais podem afetar o desempenho e a ética do trabalho. Os funcionários que enfrentam dificuldades financeiras significativas podem estar mais inclinados a envolver-se em comportamentos fraudulentos ou eticamente questionáveis ​​para resolver os seus problemas financeiros.

Síntese

Estes sete fatores permitem um diagnóstico abrangente do nível de força ética existente numa organização para programar ações de fortalecimento e promoção da conduta ética, bem como ações corretivas de acordo com os resultados alcançados.

A relevância reside em permitir uma compreensão detalhada do impacto dos fatores organizacionais na fraude e poder intervir em tempo útil. Vale ressaltar que os sete fatores possuem validade e confiabilidade, também respaldados por estudos anteriores, baseados em análises diversas, com destaque para a análise fatorial, que confere solidez ao modelo executado e apresentado.

Poderia ser desenvolvido um instrumento de medição limitado a quarenta e oito itens, como parte de uma análise abrangente da ética na perspectiva dos trabalhadores envolvidos, fornecendo informações essenciais e valiosas sobre as melhorias exatas a serem implementadas.

O ScanEthics disponibiliza uma pontuação final denominada Índice SE, que permite sintetizar o diagnóstico realizado em cada área de trabalho. Da mesma forma, o relatório disponibilizado inclui a análise de seis questões abertas, examinadas com inteligência artificial, destinadas a identificar condições de áreas de risco, situações específicas de fraude ou furto, sugestões de melhoria do trabalho preventivo e abertura de reclamações específicas.

O relatório qualitativo permite complementar a análise, fornecendo informações sensíveis sobre fraudes. Embora seja verdade que muitas empresas possuem canais de denúncia institucionais, estes têm resultados muito limitados. O ScanEthics, quando aplicado on-line, permite a aplicação de censo de pessoal, permitindo que reclamações específicas sejam fornecidas anonimamente.