La metodología de prevención de fraudes ScanEthics se fundamenta en extensos estudios desarrollados, identificando 7 factores asociados a la fortaleza ética organizacional orientada a proteger a las empresas públicas y privadas frente a fraudes, corrupción y robo de empleados.

A continuación, detallaremos los siete factores considerados en la metodología ScanEthics, agrupándolos en factores organizacionales, factores éticos y factores económicos individuales.

Factores organizacionales 

Se constituye de cuatro factores que la evidencia ha validado como correlacionados con fraudes o hurto interno en las organizaciones, específicamente Percepción de Justicia y Equidad, Engagement, Cooperación y Satisfacción Laboral, y Vitalidad Organizacional. 

En la medida que la organización presente mejores indicadores en estos cuatro factores, potenciaría de protección frente a estos ilícitos. Es decir, los trabajadores, con la percepción que son tratados de forma justa y equitativa en la empresa, con un alto nivel de compromiso, satisfechos laboralmente y con alta energía en su desempeño, tendrían una menor probabilidad de participar en fraudes o hurto interno.

Percepción de justicia y equidad 

Distintos modelos resaltan la importancia de la percepción de justicia de los trabajadores al relacionarse con su empresa. Esto resulta de relevancia al establecerse una relación con los fraudes y hurto, como consecuencia de la reciprocidad o búsqueda de un equilibrio en la relación. En otras palabras, si el trabajador percibe que es tratado de forma injusta, buscará equiparar la situación mediante, por ejemplo, alguna conducta contraproductiva, como hurto, fraudes, sabotaje, corrupción, menor productividad, etc., de manera de buscar el equilibrio o “venganza”.

El factor organizacional Percepción de Justicia y Equidad mide la percepción de la justicia y equidad en las prácticas y decisiones de la organización. 

La percepción de justicia se refiere a cómo los colaboradores interpretan la equidad y la imparcialidad en las acciones, decisiones y procesos dentro de la organización. Cuando los colaboradores sienten que las políticas, prácticas y decisiones de la organización son justas, tienden a estar más comprometidos y motivados. La percepción de justicia abarca áreas como la distributiva (justicia en la distribución de recompensas), la procedimental (justicia en los procesos de toma de decisiones) y la interactiva (justicia en las interacciones y relaciones sociales).

La percepción de equidad se refiere a cómo los colaboradores perciben la equidad en el tratamiento y las oportunidades dentro de la organización en comparación con sus colegas. La equidad implica tratar a los colaboradores de manera justa y proporcionar oportunidades iguales para el desarrollo y la promoción. La percepción de equidad influye en la satisfacción laboral y en la construcción de un entorno donde los colaboradores se sienten valorados y reconocidos por sus contribuciones.

Engagement organizacional

Los trabajadores que se desempeñan en un ambiente laboral grato y se sienten comprometidos emocionalmente con la empresa donde trabajan, indudablemente que, adicionalmente a alcanzar mayor productividad y mejores indicadores de desempeño, esta condición sería un sólido protector frente a conductas contraproductivas. Por ende, una organización en la cual existe un alto nivel de engagement, estará menos expuesta a situaciones de fraude o hurto interno.

El factor Engagement Organizacional mide el nivel de compromiso y conexión de los colaboradores con su trabajo, su equipo y la organización en general. 

El engagement organizacional es la medida en que los colaboradores se sienten emocionalmente conectados con su trabajo y muestran un compromiso activo hacia los objetivos y valores de la organización. Se caracteriza por un entusiasmo por el trabajo, la identificación con los objetivos organizacionales, y la disposición para esforzarse más allá de las expectativas básicas. Los colaboradores comprometidos no solo cumplen con sus responsabilidades laborales, sino que también se esfuerzan por contribuir al éxito de la organización. El engagement implica un sentido de pertenencia, satisfacción en el trabajo, y una conexión significativa con la misión y visión de la organización.

Cooperación y satisfacción laboral 

El nivel de cooperación y satisfacción laboral actúan como factores protectores frente a conductas contraproductivas, en particular fomentando conductas positivas y favorables a los objetivos organizacionales. Al igual que con los otros factores organizacionales, su incidencia es mayor en el grupo de mediano riesgo de participar en conductas contraproductivas, ya que de alguna manera están en una situación susceptible e influenciable del entorno organizacional. No es así el caso del grupo de mayor riesgo, que, por diversos motivos, principalmente de tipo personal, son menos susceptibles y buscarán la oportunidad de cometer fraude, debido a que disponen de conductas aprendidas y encriptadas.

El factor organizacional Cooperación y Satisfacción Laboral mide el nivel de colaboración y el de satisfacción con el entorno laboral en una organización.  

La cooperación y satisfacción laboral se refieren a la disposición y capacidad de los colaboradores para trabajar juntos de manera efectiva y al grado de satisfacción que experimentan en su entorno laboral. La cooperación implica la colaboración activa, el intercambio de ideas y la sinergia entre los miembros del equipo. La satisfacción laboral se relaciona con el grado en que los colaboradores encuentran su trabajo gratificante y están contentos con su entorno laboral, incluyendo factores como la cultura organizacional, el liderazgo, las oportunidades de desarrollo y la compensación.

Vitalidad 

La energía o vitalidad organizacional es un componente clave del desempeño, que aúne fuerzas y colaboración, en contraste al bien identificado síndrome de burnout o síndrome de agotamiento asociado a un nivel de estrés laboral crónico mal manejado en términos organizacionales. Principalmente como fenómeno, el síndrome de burnout ha sido latamente investigado en sus consecuencias organizacionales y conductuales, sobre todo su componente de despersonalización y su vinculación con conductas laborales contraproductivas. Este agotamiento se asocia a una desidia aprendida, que evidentemente se relaciona a diversas conductas nocivas.

El factor Vitalidad mide el nivel de energía y vitalidad organizacional. Se centra en la vitalidad y energía positiva de los colaboradores, controlando la presencia del síndrome de burnout o agotamiento. 

El síndrome de burnout se produce por el manejo inadecuado del estrés laboral crónico, caracterizado por agotamiento emocional, despersonalización y menor efectividad profesional. La sistemática revisión de los estudios sobre la relación entre ética laboral y síndrome de agotamiento, ha hallado la existencia de una correlación negativa entre ambas. Es decir, organizaciones con fortaleza ética presentarían menores niveles de agotamiento en sus colaboradores, y viceversa.

Factores éticos

Los factores éticos se presentan como complementos a aspectos propiamente organizacionales, que plantean que un ambiente laboral positivo protegería a las organizaciones frente a conductas de fraude y otras conductas contraproductivas. Extensa investigación, como se ha documentado, da cuenta de esta influencia.

Estos factores éticos se asocian a aspectos directamente vinculados a manifestaciones de conductas contraproductivas. El aplicar sanciones, la tolerancia, los sistemas de control, el entrenamiento ético, los canales de denuncia, el compromiso de la gerencia, etc. se proyectan en los trabajadores, favoreciendo o disuadiendo el actuar ético.

De acuerdo al análisis factorial desarrollado, pudimos identificar dos factores propios de esta área de acción, la comunicación ética y la percepción de la integridad general.

Comunicación ética 

La forma en que se refuerza el comportamiento ético en las organizaciones es clave para dar señales a los trabajadores sobre su importancia para la dirección o gerencia, debiendo complementarse con códigos conductuales claros, sanciones reales y un refuerzo conductual regular, involucrando a la jefatura o supervisión directa. Indudablemente que el actuar de la gerencia de forma negligente, tolerante, ambigua y ausente, respecto a conductas de fraude, hurto interno y corrupción, generaría en la organización una especie de caldo de cultivo para la promoción de las mismas.

La Comunicación Ética se refiere a la efectividad y coherencia de los mensajes transmitidos en la organización en relación con la importancia de la honestidad, la aplicación de sanciones por conductas deshonestas, y la existencia de sistemas de control interno. Implica la claridad y la consistencia en la promoción de estándares éticos y en la comunicación de las consecuencias asociadas con comportamientos deshonestos.

Este factor indaga cómo es percibida la relevancia asignada a la ética por parte de la organización desde un aspecto netamente comunicacional, es decir, se mide lo percibido de parte de los trabajadores sobre el actuar de la gerencia en esta materia, y las sanciones asociadas, con la finalidad de reducir las probabilidades de fraudes en su interior.

Un amplio estudio sobre violaciones éticas halló que la mejor forma de frenar las conductas contraproductivas fue por medio de una mejor comunicación, diálogo abierto y compromiso serio de la gerencia para manejar la conducta contraproductiva.

Integridad general 

En toda interacción humana, la influencia de pares y el entorno son de relevancia en la conducta. En la medida que se perciba una alta permisividad, ausencia de controles internos, facilidad para cometer fraudes y generalización de esta conducta en terceros, evidentemente existiría una especie de contagio criminógeno frente al cual se normalizarían los fraudes y el hurto interno, llegando a aceptarlos como conductas legítimas y normales. Evidentemente que esta situación se refiere a una situación extrema, sin embargo, da cuenta de una situación frente a la cual deben existir delineamientos claros para enfrentarlos.

Estudios regulares del tipo ScanEthics son esenciales para conocer más allá de la información que recibe la gerencia en sus reportes regulares. El conocer directamente desde los trabajadores a las situaciones de fraude permite disponer de información sensible y clave para combatir de forma efectiva estas conductas contraproductivas. ScanEthics incluye un canal de denuncia directo que incentiva a cada trabajador para que detalle situaciones de fraude o hurto que ocurran cotidianamente.

El factor Integridad General mide el compromiso de la organización y sus miembros con la conducta ética y la coherencia en la aplicación de estos estándares en la organización. Este factor mide cuán generalizado estaría el comportamiento ético en la organización y el compromiso percibido de la gerencia en reforzarlo, promoverlo y sancionar su incumplimiento. Que una organización cuente con alto nivel de integridad general implica que la mayoría de sus colaboradores opera de manera ética, que existen sólidos modelos preventivos y de control, asimismo que se aplican sanciones drásticas y ejemplificadoras para aquellos que violen la confianza depositada. 

Este factor es relevante, en particular, para aquellos colaboradores que están vacilantes frente a algún comportamiento ilegítimo, ya que el sentimiento generalizado de impunidad podría ser un factor desencadenante, asimismo la generalización de la conducta deshonesta. De esta manera, el conocer la percepción de los colaboradores del nivel de integridad general permite definir acciones tendientes a afectar directamente la probabilidad de fraudes o hurto interno en las organizaciones.

Factores económicos

Una tercera área de factores se asocia a los requerimientos económicos individuales, que según la evidencia se ha ligado con la presencia de fraudes al interior de las organizaciones y es menester incluirlo en el modelo.

Equilibrio económico personal

El factor Equilibrio Económico Personal mide el nivel de ajuste entre los ingresos y los gastos individuales. En el contexto de la ética organizacional y la reducción de riesgos de fraudes internos, este factor se ha identificado como necesario de monitorear ya que se ha evidenciado como posible detonador de fraudes. 

El equilibrio económico personal se refiere a la gestión eficaz de los recursos financieros individuales, donde los ingresos y los gastos están equilibrados de manera que se pueda mantener un nivel de vida sostenible. Este concepto implica la capacidad de una persona para administrar sus finanzas de manera responsable. Mantener un equilibrio económico personal contribuye a la estabilidad financiera y puede tener efectos positivos en la salud mental y la productividad laboral.

En el contexto organizacional, la atención al equilibrio económico personal de los colaboradores puede ser relevante porque las preocupaciones financieras personales pueden afectar el desempeño laboral y la ética en el trabajo. Los colaboradores que enfrentan dificultades financieras significativas podrían estar más inclinados a participar en comportamientos fraudulentos o éticamente cuestionables para abordar sus problemas económicos.

Síntesis

Estos siete factores permiten tener un diagnóstico integral del nivel de fortaleza ética existente en una organización a efectos de programar acciones de fortalecimiento y promoción de la conducta ética así como acciones correctivas de acuerdo a los resultados alcanzados.

La relevancia radica en permitir entender detalladamente la incidencia de los factores organizacionales en los fraudes y poder intervenirlos de forma oportuna. Cabe mencionar que los siete factores cuentan con validez y confiabilidad, asimismo respaldo en estudios previos, sobre la base de diversos análisis, destacando el análisis factorial, el cual brinda solidez al modelo ejecutado y presentado.

Se pudo desarrollar un instrumento de medición acotado a cuarenta y ocho ítems, como parte de un análisis integral de la ética desde la perspectiva de los mismos trabajadores involucrados, brindando información esencial y valiosa sobre las mejoras exactas a implementar.

ScanEthics provee de un puntaje final denominado S.E. Index, que permite sintetizar el diagnóstico efectuado en cada área de trabajo. Asimismo, el reporte provisto incluye el análisis de seis preguntas abiertas, examinadas con inteligencia artificial, orientadas a identificar condiciones áreas de riesgo, situaciones de fraudes o hurtos específicas, sugerencias de mejora de la labor preventiva y apertura de denuncias concretas.

El reporte cualitativo permite complementar el análisis, brindando información sensible sobre fraudes. Si bien es cierto que muchas empresas disponen de canales de denuncia institucionales, estos tienen resultados muy limitados. ScanEthics, al ser aplicado online, permite realizar una aplicación censal del personal, habilitando proveer de forma anónima las denuncias específicas.